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Sarah Bush Lincoln Joint Notice of Privacy Practices

Updated August 2013

(Spanish version below)

This notice describes how information about you may be used and disclosed and how you can get access to this information. Please review it carefully.

Our Responsibilities
This organization is required to:
• Maintain the privacy of your health information.
• Provide you with a notice as to our legal duties and privacy practices with respect to information we collect and maintain about you.
• Abide by the terms of this notice.
• Notify you if we are unable to agree to a requested restriction.
• Accommodate reasonable requests you may have to communicate health information by alternative means or at alternative locations.
We will not use or disclose your health information without your authorization, except as described in this notice.

Due to common ownership, Sarah Bush Lincoln Health Center, Sarah Bush Lincoln Health Foundation, Sarah Bush Lincoln Health Management Services, Lincolnland Home Care, Lincolnland Hospice, and Lincolnland Home Medical Equipment, collectively,  “Sarah Bush Lincoln” have been designated as Affiliated Covered Entities. In addition to treatment, payment, and health care operation purposes, we may share your health information for the joint management and operation of these entities. This sharing does not mean that one organization is responsible for the activities of another, it rather means we are all committed to protecting our patients’ privacy rights.

We reserve the right to change our practices and to make the new provisions effective for all protected health information we maintain.  Should our information practices change, we will create a revised notice.

Understanding Your Health Record/Information
Each time you visit a hospital or healthcare provider, a record of your visit is made. Typically, this record contains your symptoms, examination and test results, diagnoses, treatment, and a plan for future care or treatment. This information, often referred to as your health or medical record, serves as a:
• Basis for planning your care and treatment.
• Means of communication among the many health professionals who contribute to your care.
• Legal document describing the care you received.
• Means by which you or a third-party payer can verify that services billed were actually provided.
• A source of data for medical research.
• A source of information for public health officials to improve the health of the nation.
• A source of data for facility planning and marketing.
• A tool with which we can assess and continually work to improve the care we render and the outcomes we achieve.

Understanding what is in your record and how your health information is used helps you to:
• Ensure its accuracy.
• Better understand who, what, when, where, and why others may access your health information.   
• Make more informed decisions when authorizing disclosure to others.

Your Health Information Rights
Although your health record is the physical property of the healthcare practitioner or facility that compiled it, the information belongs to you.  You have the right to the following subject to limitations in the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 (HIPAA):
• Request that your health information not be shared with your insurer, if you pay your bill for services at the time of registration.
• Request a restriction on certain uses and disclosures of your information.  This should be discussed with your provider. Sarah Bush Lincoln is required to consider all requests for restrictions carefully, we are not required to agree to your request. If Sarah Bush Lincoln agrees, we will comply with your request, unless the information is needed to provide you emergency treatment.
• Obtain a copy of the Health Information Privacy Notice upon request. These are kept primarily at each registration area in Sarah Bush Lincoln entities.
• Inspect and receive a copy of your health record.
• Amend your health record. While we may review each amendment request carefully, Sarah Bush Lincoln may deny your request if we believe that the information that you would like to amend is accurate and complete, or other circumstances apply. If your request for an amendment is denied, you will be notified of the reason for the denial.
• Obtain an accounting of disclosures of your health information for purposes other than treatment, payment, healthcare operations, or an authorization that has been signed by you.
• Request communications of your health information by alternative means or at alternative locations
• Revoke your authorization to use or disclose health information except to the extent that action has already been taken.

For More Information or to Report a Problem
If you have questions and would like additional information, you may contact the Director of Medical Record Management at (217) 258-2532
If you believe your privacy rights have been violated, you can file a complaint with the Privacy Officer at (217) 258-2457.  In addition, you can file a written complaint to the Secretary of U.S. Department of Health and Human Services.  Persons filing a complaint in good faith shall not be subject to retaliation.

Examples of Disclosures for Treatment, Payment and Health Operations:
We will use your health information for treatment.
For example:  Information obtained by a nurse, medical provider, or other member of your healthcare team will be recorded in your record and used to determine the course of treatment that should work best for you. Your medical provider will document in your record his or her expectations of the members of your healthcare team. Members of your healthcare team will then record the actions they took and their observations. In that way, the medical provider will know how you are responding to treatment. 

We may disclose your health information in the following circumstances.
• When we attempt to obtain your consent and are unable to do so, because you are unconscious or otherwise incapacitated and we reasonably infer that you would have consented with these barriers to communication.
We may disclose your health information in the following circumstances.
• When you require emergency treatment.
• When we are required by law to disclose your health information.

We will use your health information for payment.
For example:  A bill may be sent to you or a third-party payer. The information on or accompanying the bill may include information that identifies you, as well as your diagnosis, procedures, and supplies used.

We will use your health information for regular business operations.
For example:  Members of the medical staff and process improvement teams may use information in your health record to assess the care and outcomes in your case and others like it. This information will be used in an effort to continually improve the quality and effectiveness of the healthcare and service we provide. 

Business Associates:  There are some services provided in our organization through contracts with business associates. For example, external lab service for certain laboratory tests. When these services are contracted, we may disclose your health information to our business associate so that they can perform the job we’ve asked them to do. To protect your health information, however, we require the business associate to enter into an agreement with Sarah Bush Lincoln.

Directory:  Unless you notify us that you object, we will use your name, location in the facility and religious affiliation for directory purposes.  This information may be provided to members of the clergy and, except for religious affiliation, to other people who ask for you by name.

Notification:  Unless you notify us that you object, we may use or disclose information to notify or assist in notifying a family member, personal representative, or another person responsible for your care, your location, and general condition.

Communication with family:  Unless you notify us that you object, health professionals, using their best judgment, may disclose to a family member, other relative, close personal friend or any other person you identify, health information relevant to that person’s involvement in your care or payment related to your care.

Research:  We may disclose information without your authorization to researchers when our Institutional Review Board has approved a waiver of authorization for disclosure. The researcher has established protocols to ensure the privacy of your health information.

Medical Examiner:  We may disclose health information to a medical examiner as authorized by law.

Funeral Directors:  We may disclose health information to funeral directors consistent with applicable law to carry out their duties.

Organ Procurement Organizations:  Consistent with applicable law, we may disclose health information to organ procurement organizations or other entities engaged in the procurement, banking, or transplantation of organs for the purpose of tissue donation and transplant.

Disaster Relief:  We may use or disclose health information for disaster relief purposes to the extent authorized by law.

Marketing:  We may contact you to provide appointment reminders or information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you.

Fund raising:  We may use certain information (name, address, telephone number or email information, age, date of birth, gender, health insurance status, dates of service, department of service information, treating physician information or outcome information) to contact you for the purpose of raising money for Sarah Bush Lincoln and you will have the right to opt out of receiving such communications with each solicitation. For the same purpose, we may provide your name to the Sarah Bush Lincoln Health Foundation. The money raised will be used to expand and improve the services and programs we provide the community. You are free to opt out of fundraising solicitation, and your decision will have no impact on your treatment or payment for services at Sarah Bush Lincoln.

Workers Compensation:  We may disclose health information to the extent authorized by and to the extent necessary to comply with laws relating to workers compensation or other similar programs established by law.

Public Health:  We may disclose health information for the following public health activities and purposes:
• To report for the purposes of preventing or controlling disease, injury, or disability, as required by law and public health concerns.
• To report suspected abuse, neglect, or exploitation of children or vulnerable adults to public health or other government authorities authorized by law.
• To report information about products under the jurisdiction of the U.S. Food and Drug Administration.
• To alert a person who may have been exposed to a communicable disease or may otherwise be at risk for contracting or spreading a disease or condition.
• To report information to your employer as required by law.
Examples of these agencies are State and local health departments and Prevention, and Occupational Safety and Health Administration (OSHA).

Health Oversight Activities: We may disclose your health information to health oversight agency that ensures that Sarah Bush Lincoln is complying with the rules of government programs such as Medicare and Medicaid.

Correctional institution: Should you be an inmate of a correctional institution, we may disclose to the institution or agents thereof health information necessary for your health and the health and safety of other individuals.

Law enforcement:  We may disclose health information for law enforcement purposes as required by law, in response to a valid subpoena, or in compliance with a court order. We may also disclose limited health information to police or law enforcement officials for identification and location purposes and to assist with criminal investigations.

Aviso De Prácticas De Privacidad Conjuntas De Sarah Bush Lincoln

Actualizado en agosto de 2013

Este aviso describe la manera en que se puede usar y divulgar la información médica sobre usted y cómo puede usted tener acceso a esta información. Sírvase repasarla con detenimiento.

Nuestras responsabilidades
Esta organización está obligada a:
• Mantener la privacidad de su información médica.
• Proporcionarle un aviso en cuanto a nuestros deberes legales y prácticas de privacidad con respecto a la información que recabemos y mantengamos sobre usted.
• Cumplir con los términos de este aviso.
• Notificarle si no podemos acceder a una restricción que se solicite.
• Aceptar todas las peticiones razonables que pueda tener de que se le comunique la información médica por otros medios o en lugares alternativos.

No usaremos ni divulgaremos su información médica sin  su autorización, excepto como se detalla en este aviso.

Debido a la propiedad común, Sarah Bush Lincoln Health Center, Sarah Bush Lincoln Health Foundation, Sarah Bush Lincoln Health Management Services, Lincolnl and Home Care, Lincolnl and Hospice, y Lincolnl and Home Medical Equipment, denominados en conjunto,  “Sarah Bush Lincoln” han sido designados como entidades cubiertas afiliadas. Adicionalmente a los fines de tratamiento, pago y actividades de la atención médica, podremos compartir su información médica para la gestión y operación conjuntas de estas entidades. Este uso compartido no significa que una organización sea responsable de la actividades de otra, más bien quiere decir que todos estamos comprometidos a proteger los derechos de privacidad de nuestros pacientes.

Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas y de hacer que las nuevas disposiciones sean efectivas para toda la información médica protegida que mantengamos. En caso de que nuestras prácticas de información cambien, generaremos un aviso revisado.

Entender lo que son su historia clínica e información médica
Cada vez que usted visita un hospital o acude a consulta con unprofesional de atención de la salud, se hace un registro de su visita. Normalmente, este registro contiene sus síntomas, resultados de exámenes y pruebas, diagnósticos, tratamiento y un plan para la atención o el tratamiento futuros. Esta información, a la cual se hace referencia como su historia clínica, sirve como:
• Una base para la planificación de su atención y tratamiento.
• Un medio de comunicación entre los muchos profesionales de la salud que contribuyen a su atención.
• Un documento legal que describe la atención que usted haya recibido.
• Un medio por el cual usted o un tercero pagador puede verificar que los servicios facturados fueron prestados realmente.
• Una fuente de información para investigaciones médicas.
• Una fuente de información para que los funcionarios de salud pública mejoren la salud de la nación.
• Una fuente de datos para la planificación y el marketing del establecimiento.
• Una herramienta con la cual podemos evaluar y trabajar continuamente para mejorar la atención que prestamos y los resultados que logramos.

Entender  lo que hay en su historia clínica y cómo se usa su información médica que le ayuda a:
• Asegurar su precisión.
• Entender mejor quién, qué, cuándo, dónde y por qué otras personas pueden acceder a su información médica.    
• Tomar decisiones más informadas al autorizar la divulgación a otras personas.

Sus derechos sobre la información médica
Aun cuando su historia clínica es propiedad física del profesional o establecimiento de atención médica que la haya compilado, la información le pertenece a usted. Usted tiene derecho a lo siguiente, sujeto a las limitaciones que se detallan en la Ley de Responsabilidad y Portabilidad de los Seguros Médicos de 1996 (HIPAA, por sus siglas en inglés [HealthInsurancePortability and AccountabilityAct]):
• Solicitar que su información médica no se comparta con su aseguradora, si usted paga su factura por servicios al momento de registrarse.
• Solicitar una restricción sobre ciertos usos y divulgaciones de su información. Esto deberá tratarlo con su médico. Sarah Bush Lincoln está obligado a considerar detenidamente todas las solicitudes de restricciones; no estamos obligados a aceptar su petición. Si Sarah Bush Lincoln acepta, cumpliremos con su petición, a menos que la información sea necesaria para proporcionarle un tratamiento de urgencia.
• Obtener una copia del Aviso de Prácticas de privacidad sobre la información médica, a petición. Estas se encuentran principalmente en cada área de registro en las entidades de Sarah Bush Lincoln.
• Inspeccionar y recibir una copia de su historia clínica.
• Enmendar la información de su historia clínica. Aunque podemos revisar cada solicitud de enmienda detenidamente, Sarah Bush Lincoln puede rechazar su solicitud si consideramos que la información que usted desearía enmendar es exacta y está completa o aplican otras circunstancias. Si se rechaza su solicitud para una enmienda, se le avisará del motivo del rechazo.
• Obtener una explicación de las divulgaciones de su información médica para otros fines que no sean de tratamiento, pago, actividades de la atención médica o de una autorización que haya sido firmada por usted.
• Solicitar que los comunicados de su información médica sean por otros medios o en lugares alternativos.
• Revocar su autorización para el uso o divulgación de información médica, excepto hasta el punto en que una acción ya haya sido tomada. 

Para mayor información o para informar de un problema
Si tiene preguntas o desea información adicional, puede comunicarse con el Director de la Gestión de Historias Clínicas, al (217) 258-2532.
Si considera que sus derechos de privacidad han sido violados, puede presentar una queja ante el Funcionario de Privacidad, llamando al (217) 258-2457. Además, puede presentar una queja por escrito al Secretario del Departamento de Salud y Servicios Sociales de EE.UU. Las personas que presenten una queja de buena fe no estarán sujetas a represalias.

Ejemplos de divulgaciones para tratamiento, pago y actividades de atención médica:

Usaremos su información médica para fines de tratamiento.
Por ejemplo: La información obtenida por una enfermera, un profesional médico u otro miembro de su equipo de atención médica se registrará en su historia clínica y se usará para determinar el curso de tratamiento que debiera funcionar mejor para usted. Su profesional médico documentará en su historia clínica las expectativas que él tenga de los miembros de su equipo de atención médica. Los miembros de su equipo de atención médica entonces registrarán las acciones que hayan tomado y sus observaciones. De esa manera, el profesional médico sabrá cómo está respondiendo usted al tratamiento.

Podremos divulgar su información médica en las siguientes circunstancias.
• Cuando intentemos obtener su consentimiento y no nos sea posible debido que usted esté inconsciente o de otra manera incapacitado e infiramos razonablemente  que usted hubiera dado su consentimiento con estas barreras de comunicación.

Podremos divulgar su información médica en las siguientes circunstancias.
• Cuando usted requiera un tratamiento de urgencia.
• Cuando estemos obligados por ley a divulgar su información médica.

Usaremos su información médica para fines de pago.
Por ejemplo: Se podrá enviar una factura a usted o a un tercero pagador. La información en la factura, o que la acompañe, podrá incluir información que lo identifique a usted, así como su diagnóstico, procedimientos y suministros que se hayan utilizado.

Usaremos su información médica para las actividades comerciales normales.
Por ejemplo: Los miembros del personal médico y equipos de mejoramiento de procesos podrán usar la información en su historia clínica para evaluar la atención y los resultados en su caso y en otros similares. Esta información se usará en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y eficacia de la atención médica y el servicio que proporcionamos.

Socios comerciales: Existen algunos servicios que se brindan en nuestra organización a través de contratos con socios comerciales. Por ejemplo, el servicio externo de laboratorio para ciertas pruebas de laboratorio. Cuando se contraten estos servicios, podremos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales para que ellos puedan realizar el trabajo que les hemos pedido que hagan. No obstante, a fin de proteger su información médica, exigimos a los socios comerciales celebrar un contrato con Sarah Bush Lincoln.

Directorio: A menos que usted nos dé aviso de su objeción, usaremos su nombre, ubicación en el establecimiento y afiliación religiosa para fines del directorio. Esta información podrá proporcionarse a los miembros del clero y, excepto por la afiliación religiosa, a otras personas que pregunten por usted por su nombre.

Notificación: A menos que nos notifique de su objeción, podremos usar o divulgar información para dar aviso o ayudar a dar aviso a un miembro de la familia, representante personal u otra persona responsable de su atención, sobre su ubicación y estado general.

Comunicación con la familia: A menos que nos dé aviso de su objeción, los profesionales de la salud, haciendo uso de su mejor criterio, podrán divulgar a un miembro de la familia, otro pariente, amigo personal cercano o a cualquier otra persona que usted determine, la información médica pertinente al involucramiento de esa persona en su atención o en el pago relacionado con su atención.

Investigación: Podremos divulgar información sin su autorización a investigadores científicos cuando nuestra Junta de Revisión Institucional haya aprobado una exención de autorización para divulgación. El equipo investigador ha establecido protocolos para asegurar la privacidad de su información médica.

Médico Forense: Podremos divulgar información médica a un médico forense, conforme esté autorizado por la ley.

Directores de Funerarias: Podremos divulgar información médica a los directores de funerarias de acuerdo con las leyes pertinentes, para que lleven a cabo sus tareas.

Organizaciones para la Procuración de Órganos: De acuerdo con las leyes pertinente, podremos divulgar información médica a organizaciones de procuración de órganos oa    otras entidades comprometidas en la procuración, el depósito en bancos o trasplante para fines de donación y trasplante de órganos y tejidos.

Ayuda para Desastres: Podremos usar o divulgar información médica para fines de ayuda en caso de desastres en la medida que la ley lo autorice.

Marketing: Podremos contactarlo para informarle de recordatorios de citas o para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que pudieran ser de interés para usted.

Recaudación de Fondos: Podremos usar determinada información (nombre, dirección, número de teléfono o información de correo electrónico, edad, fecha de nacimiento, sexo, estado del seguro médico, fechas de prestación de servicios, departamento de información de servicios, información del médico tratante o información de resultados) a fin de contactarlo para fines de recaudación de fondos para Sarah Bush Lincoln y usted tendrá el derecho de optar por que no se le incluya para recibir tales comunicados en cada petición. Para el mismo fin, podremos proporcionar su nombre a la fundación Sarah Bush Lincoln Health Foundation. El dinero que se recaude se usará para expandir y mejorar los servicios y programas que brindamos a la comunidad. Usted tiene la libertad de optar por no ser incluido en las peticiones de recaudación de fondos y su decisión no afectará su tratamiento ni el pago por servicios en Sarah Bush Lincoln.

Programa de compensación de los trabajadores: Podremos divulgar información médica hasta el punto que la ley lo autorice y en la medida necesaria para cumplir con las leyes relativas al programa de compensación de los trabajadores u otros programas similares establecidos por ley.

Salud pública: Podremos divulgar información médica para los siguientes fines y actividades de salud pública:
• Informar para fines de prevención o control de enfermedades, lesiones o incapacidades, de acuerdo con lo que la ley exija y con asuntos de interés para la salud pública.
• Informar de sospecha de malos tratos, negligencia o explotación de menores o adultos vulnerables a las autoridades de salud pública y de otros organismos gubernamentales autorizados por la ley.
• Comunicar información sobre productos bajo la jurisdicción de la Administración de Alimentos y Medicamentos de los EE.UU. (FDA, [U.S. Food and Drug Administration]).
•  Alertar a una persona que haya podido estar expuesta a una enfermedad contagiosa o que pudiera de otra manera estar en riesgo de contraer o propagar una enfermedad o afección.
• Comunicar información a su empleador, conforme la ley lo exija.
Algunos ejemplos de estos organismos son los departamentos de salubridad estatales y locales y la Administración de Prevención y Seguridad y Salud Laborales (OSHA, [Prevention, and Occupational Safety and Health Administration]).

Actividades de supervisión médica: Podremos divulgar su información médica al organismo supervisor médico que garantiza que Sarah Bush Lincoln cumple con los reglamentos de programas gubernamentales, tales como Medicare y Medicaid.

Instituciones correccionales: En caso de que usted sea un recluso en una institución correccional, podremos divulgar a la institución o a los representantes de la misma la información médica necesaria para su salud y la salud y seguridad de otras personas.

Para hacer cumplir la ley: Podremos divulgar información médica para fines de hacer cumplir la ley, conforme la ley lo exija, en respuesta a una citación vigente o para acatamiento de una orden judicial. También podremos divulgar información médica limitada a los agentes del orden público para fines de identificación y localización de personas y para ayudar en investigaciones de investigaciones de delitos.